紹介状のつくり方

 紹介状をつくるには、正式な場合、使せんにペン書きがふつうですが、紹介先が特に目上や地位のある人の場合には、巻き紙に毛筆で書くのが正式です。文面には、紹介する人の氏名、職業、略歴およびどういう用件・目的のために紹介するかを、筒単にわかりやすく書くこと。また、依頼者と自分がどういう関係にあるかを記入することも忘れてはなりません。たとえば、「同じ学校の後輩です」とか、「八年来の親しいつきあいです」といったように、先方が安心して依頼者と会えるように書きます。
 でき上がった紹介状は必ず封筒に入れ、封筒の表に、あて名と紹介者白身の名まえを書いて、開封のまま依頼者に渡します。開封の意味は、「あなたのことを、けっして悪く書いてはありません。書いてあることにまちがいがないかどうか、どうぞあらためて下さい」ということです。

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 略式の場合、本来紹介状は書状の形式をとるべきですが、目下の人や親しい人に対してや、事務的な紹介の場合には、電話やはがき、また名刺を使うことがあります。
 〔はがき〕書状と同じ形式で書きます。
 〔電話〕紹介先がごく親しい範囲に限られますが、依頼者の氏名、用件などを伝え、先方に伺わせる日時を決めることもできますし、簡単な用件なら、その場で返事を聞ける場合もあります。
 〔名刺〕右側の余白に紹介文を書きます。依頼人の氏名、肩書き、自分との関係、用件を書きますが、場合によっては「親友の××さんをご紹介します。よろしくご配慮ください」といった程度でもかまいません。このとき、確かに名刺の持ち主が書いたという意味で、自分の姓名の下に認め印を押します。また、あて名は左側上部に記入します。名刺の場合も、書状と同じように封筒に入れて依頼者に渡します。
 紹介状ができたら
 紹介者のすること。紹介状を依頼者へ渡したら、書状、名刺の場合を問わず、あらかじめ先方へ「これこれの用件で、△△という人がたずねてくるので、よろしく取りはからってください」といった内容の電話をしておきます。
 依頼者のすること、紹介状を書いてもらったら、必ずその場で目を通します。万一、文面にまちがいがあれば、率直に申し出て書き直してもらい、必ず紹介者の見ている前で封をします。「あとで書き直したりしません」という意味です。
 紹介先を訪問するとき、日時を約束する。紹介状をいただいたら、日時を置かず、できるだけ早く先方を訪問するようにします。正式には、紹介状を自分の名刺とともに郵送してから、訪問の日時を約束してあらためて訪問します。一般的には、紹介状を持って直接訪問することが多いようですが、その場合にも、あらかじめ訪問する日時を約束するのを、忘れてはなりません。
 訪問したらすぐ用件にはいる。紹介先を訪問したら、初対面のあいさつのあと「××さんからど紹介いただいた△△でございます」と、すぐ用件にはいってしまいます。紹介者が、あらかじめ、依頼者についておおよそのことは伝えてあるはずですから、詳しい自己紹介は必要ないわけです。
 なお、就職の依頼のような場合は、家族構成や趣味、なぜ働きたいか、ときによっては、家庭の経済状態などを聞かれることもあるでしょうが、その人を信頼してお願いするというときは、正直にはっきりと答えることが必要です。こうしたやりとりが、ときには紹介状以上にたいせつな効果を果たし、相手の印象を大きく左右するものだからです。もちろん、相手の印象をよくする意味でも、紹介状に、しわやしみをつけないように気をつけます。
 結果を報告する。依頼者は、紹介状をいただいたあとの結果について、報告を忘れてはなりません。
 こうしたときの報告は、手紙よりも早く報告できる電話が便利です。先方に、いつどこで会い、依頼した件について引き受けていただいたかどうかということを、手短に話し、お礼のことばを添えておきます。
 こみいった用件についての紹介を頼んだとか、特に世話になったというときは、紹介状をくれた人にお礼をします。事情により、お金でも菓子折りのような品物でもかまいませんが、目上の人に、お金でお礼をするのは、原則として避けたいものです。

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